Quy trình xử lý hồ sơ cử đi học nước ngoài thực hiện theo Thông tư 06/2016/TT-BGDĐT ngày 21/3/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tuyển sinh đi học nước ngoài (Điều 16).

Đối với ứng viên chưa có cơ quan công tác, Bộ GDĐT sẽ ra quyết định cử đi học khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Đối với người có cơ quan công tác thì sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ giải quyết theo quy trình cấp giấy triệu tập và sau khi có quyết định cử đi học của cơ quan chủ quản (nếu là cán bộ cơ quan không thuộc Bộ GDĐT) hoặc công văn chính thức đề nghị cử đi học của cơ quan công tác (nếu là cán bộ cơ quan thuộc Bộ GDĐT) gửi đến thì Bộ GDĐT sẽ ra quyết định cử đi học.

2.1. Cấp Giấy triệu tập

- Bước 1: Văn phòng Cục ĐTVNN nhận hồ sơ từ các cá nhân, đơn vị gửi đến. Ứng viên hoàn tất việc cập nhật văn bản tiếp nhận đào tạo của phía nước ngoài lên OMS.

- Bước 2: Phòng Lưu học sinh nhận hồ sơ từ Văn phòng Cục, thẩm định và xử lý cấp Giấy triệu tập cho ứng viên nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ sẽ được chuyên viên phụ trách thông báo cho ứng viên bổ sung, hoàn thiện và xin ý kiến các đơn vị có liên quan (nếu cần thiết). Sau khi hồ sơ đã hoàn chỉnh và được thẩm định, Phòng Lưu học sinh trình Lãnh đạo Cục xem xét và ký Giấy triệu tập cho ứng viên.

Ghi chú: Nếu hồ sơ chưa đúng quy định, ứng viên sẽ được thông báo để  bổ sung và hoàn thiện. Trường hợp ứng viên đi học tại cơ sở nước ngoài mà học phí, bảo hiểm y tế vượt mức quy định đối với chế độ học bổng NSNN và có các loại phí không thuộc phạm vi thanh toán của học bổng NSNN thì ứng viên phải có bản cam kết tự túc phần kinh phí vượt trội, các khoản kinh phí không thuộc phạm vi được thanh toán.

- Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số văn bản.

- Bước 4: Văn phòng Cục ĐTVNN trả Giấy triệu tập cho ứng viên và chuyển trả hồ sơ gốc cho Phòng Lưu học sinh. (Giấy triệu tập sẽ được upload lên OMS, gửi cho ứng viên theo địa chỉ ứng viên đăng ký nhận bằng thư gửi bưu điện hoặc ứng viên nhận trực tiếp tại Văn phòng Cục ĐTVNN).

2.2. Ra Quyết định cử đi học

Ứng viên sau khi nhận được Giấy triệu tập cần:

- Đối với ứng viên có cơ quan công tác không thuộc Bộ GDĐT, báo cáo cơ quan chủ quản (hoặc cơ quan công tác đã được phân cấp làm quyết định cử cá nhân đi học nước ngoài) để ra quyết định cử đi học, cập nhật bản scan quyết định lên OMS và gửi bản gốc tới Cục ĐTVNN - Bộ GDĐT để hoàn tất thủ tục cử đi học nước ngoài;

-  Đối với ứng viên có cơ quan công tác thuộc Bộ GDĐT, báo cáo cơ quan công tác hoàn tất các thủ tục liên quan và gửi đến Cục ĐTVNN bản gốc công văn chính thức đề nghị Bộ GDĐT ra Quyết định cử cá nhân đi học nước ngoài, đồng thời cũng cập nhật bản scan công văn lên OMS.

Lưu ý: Ứng viên đi học tiến sĩ tại nước ngoài theo Đề án 911 sau khi nhận được Giấy triệu tập đi học nước ngoài cần nộp tiền học phí một lần theo quy định hiện hành để hoàn tất thủ tục cử đi học nước ngoài (xem hướng dẫn cụ thể tại Thông báo số 16/TB-ĐTVNN ngày 21/7/2014 của Cục ĐTVNN - Phụ lục 5).

Các bước thực hiện tiếp theo như sau:

- Bước 1: Chuyên viên Phòng Lưu học sinh dự thảo Tờ trình và Quyết định cử đi học, trình lãnh đạo Phòng xem xét, trình Cục trưởng Cục ĐTVNN ký duyệt. (Nếu Quyết định/Công văn của cơ quan cử đi học chưa hợp lệ, chuyên viên Phòng Lưu học sinh sẽ thông báo để người đi học hoàn thiện).

- Bước 2:Cục trưởng Cục ĐTVNN thừa ủy quyền Bộ trưởng ký quyết định cử cá nhân đi học.

- Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số, scan lưu dữ liệu, chuyển hồ sơ gốc cho Phòng Lưu học sinh.

- Bước 4:Văn phòng/Phòng LHS trả kết quả cho ứng viên, cập nhật quyết định trên hệ thống quản lý trực tuyến OMS.

Đồng thời với việc làm thủ tục để được cấp Quyết định của Bộ GDĐT cử đi học tại nước ngoài, người đi học sẽ tự làm visa theo quy định của phía nước ngoài. Khi nhận được visa, ứng viên cần scan hộ chiếu và visa gửi Phòng Lưu học sinh - Cục ĐTVNN để triển khai thủ tục cấp vé máy bay một lượt đi hoặc vé khứ hồi (đối với người đi học dưới 12 tháng), tạm ứng kinh phí cho ứng viên trước khi đi học (phí đi đường và 03 tháng sinh hoạt phí), thanh toán lệ phí làm hộ chiếu, visa (nếu có).

Ghi chú: Thủ tục cấp Giấy triệu tập và Quyết định cử đi học đòi hỏi người đi học phải phối hợp cập nhật đầy đủ giấy tờ và thông tin cần thiết vào Hệ thống quản lý trực tuyến OMS tại trang web https://lhsvn.vied.vn hoặc https://oms.vied.vn.

Sơ đồ quy trình thủ tục đối với ứng viên trúng tuyển và đủ điều kiện đi học nước ngoài có sử dụng NSN